L’UFFICIO DI STATISTICA DEL COMUNE DI MILANO

1.    Principali caratteristiche del caso

Nel panorama degli uffici appartenenti al SISTAN, il Settore Statistica del Comune di Milano si caratterizza per una produzione particolarmente ampia ed articolata, ma anche di elevato livello qualitativo. Il settore ha una tradizione storica molto consolidata, e può contare su una grande quantità di personale: 76 dipendenti, di cui 4 dirigenti e 26 funzionari (categoria D).

Ovviamente, non è solo la disponibilità di risorse che spiega i risultati raggiunti: dirigenti e funzionari sono tecnicamente competenti, ma anche orientati a sperimentare e a realizzare innovazioni.

 

 


Figura 1. Organigramma del Comune di Milano


Figura 2. Organigramma dell’ufficio di statistica

 


Per quanto riguarda la struttura dell’ufficio, il Settore Statistica ha collocazione organizzativa in una delle cinque direzioni centrali di staff del Comune, denominata "Direzione centrale risorse umane, organizzazione e sistemi informativi", ed è a sua volta articolato in sei servizi di linea, che sono visibili nel diagramma sottostante.

 

Per quanto riguarda il personale del Settore statistica, soltanto una persona in tutto il settore, uno dei tre dirigenti di servizio, è laureata in scienze statistiche. La formazione di base di dirigenti e funzionari ha svariate connotazioni, anche se spesso, al di là della laurea acquisita, comprende nel proprio percorso studi di ricerca sociale, di economia e di statistica. Va sottolineato inoltre come la qualità del personale attualmente in servizio sia anche determinata da significative azioni formative. La formazione ha anche consentito di riconvertire un gruppo di 12 ex insegnanti, che ora lavora al Servizio Statistiche Scolastiche, coordinato da un funzionario appartenente al gruppo stesso. A questi processi di riconversione o mobilità interna non è seguito un cambiamento formale di profilo, perché giudicato non necessario. Dunque molti funzionari che di fatto svolgono un ruolo a contenuto statistico, come si vede dalla tabella sotto, hanno conservato profili appartenenti ad altre aree. Contemporaneamente, il gruppo dei rilevatori interni al settore, che idealmente, secondo il Direttore, sarebbero da inquadrare nell'ex 6^ livello, comprende persone inquadrate anche nell'ex 5^ e nell'ex 7^ livello. Tuttavia questo non determina conflitti o malcontenti rilevanti, soprattutto a giudicare dall'assenza di richieste di trasferimento. In concomitanza con l'imminente riforma dei profili professionali, comunque, il Direttore di Settore ha richiesto di inserire un profilo di funzionario da inquadrare nella posizione economica D1, cui far accedere in futuro i diplomati in statistica, considerando l'esigenza di riconoscere una maggiore qualificazione rispetto ad un impiegato di area C, per quanto non laureato, e di offrire una retribuzione sufficientemente interessante.

Tabella 1. Personale dell’ufficio di statistica

Posizione giuridica

Titolo di studio

Unità

Aree professionali

Dirigenti

Diploma di laurea

4

-

Dipendenti area D

Diploma di laurea

e Diploma di maturità

26

Statistico informatica   6 (Funzionario servizi statistici 4, Istruttore direttivo servizi informatici 2)

Amministrazione  6

Educativa  12

Tecnico contabile  1

Servizi socio assistenziali 1

Dipendenti area C

Diploma di scuola media superiore

9

-

Dipendenti area B

Diploma di scuola media inferiore

37

-

Dipendenti area A

-

-

-

Personale a contratto

-

-

-

 

Il dato da evidenziare, in merito alle attività, è la quantità di lavori svolti che non rientrano in quelli previsti per i Comuni dal Programma Statistico Nazionale. Due di questi servizi, Statistiche scolastiche e Documentazione - problemi del lavoro, si dedicano completamente a questo tipo di attività, ma anche il Servizio Studi e Ricerche si occupa per la maggior parte di attività non legate all'attuazione del PSN[1], come pure, per una parte significativa, il Servizio Statistiche Demografiche e il Servizio Statistiche Economiche. L'unico ufficio esclusivamente dedicato a lavori del PSN è quello delle "Indagini ISTAT"[2], che si occupa delle numerose rilevazioni campionarie che vengono condotte a Milano (consumi familiari, forze di lavoro, panel europeo, multiscopo, ecc).

 

La produzione statistica, aggiuntiva rispetto agli adempimenti PSN, è di due tipi diversi:

 

Vanno inoltre ricordati alcuni prodotti innovativi realizzati, che consentono di elevare anche l’efficienza e la qualità della produzione PSN. Tra questi, ad esempio, vi è il sistema informativo territoriale realizzato dal Servizio Studi e Ricerche, che funge da supporto anche per le attività censuarie (distribuzione razionale ed efficiente dei rilevatori, gestione della documentazione).

 

Complessivamente, dunque, le attività del settore si compongono di una parte, non preponderante, di adempimenti PSN (40%); una parte molto consistente di produzione autonoma con finalità diverse, ma prevalentemente di approfondimento e diffusione informativa su fenomeni relativi alla realtà locale (57%)[3]; e una parte di consulenza ad altri settori, attività rilevante nei contenuti ma non significativa in termini di carico di lavoro (3%).

La vastità delle attività e delle risorse messe in campo, tuttavia, non si traduce in un accentramento delle attività statistiche dell’ente. Come sostiene il direttore del settore, infatti, non è pensabile che un ufficio di statistica, per quanto consolidato da tempo e attrezzato, riesca a fare, o anche solo a controllare, tutte le statistiche dell'ente.

Tabella 2. Ripartizione percentuale delle attività

Tipologia di attività

% di tempo impegnato

Adempimenti relativi ai lavori del PSN

40%

Statistiche non PSN relative al territorio

57%

Consulenza statistica per altri settori/uffici

3%

Attività aggiuntive o complementari

-

Totali

100%

 

All'interno del Comune di Milano, che conta circa 19.600 dipendenti ed è articolato in 14 direzioni centrali, molti uffici prendono infatti iniziative autonome per realizzare le proprie statistiche. Di questi, alcuni chiedono consulenza al Settore Statistica, altri no, anche se non tutti hanno al proprio interno il know how necessario per produrre lavori di qualità accettabile.

 

Per quanto riguarda la funzione del Settore Statistica rispetto al resto dell’organizzazione, il tratto prevalente sembra essere che il settore svolge in autonomia il proprio lavoro tecnico. Le relazioni con il livello gerarchico superiore (la direzione centrale) e il vertice politico (l’assessore) non presentano criticità, e non sono particolarmente frequenti: nell’ambito della direzione centrale, secondo il Direttore del Settore Statistica, è molto più rilevante l’interazione tra il vertice e il Settore Risorse Umane, o il Settore Organizzazione. I rapporti del direttore al di fuori del proprio settore avvengono principalmente con l’ufficio del personale, con l’anagrafe e lo stato civile per lo scambio di dati demografici e la gestione delle elezioni, con la ragioneria per pareri e controlli su gare e contratti. Talvolta il Settore Statistica viene coinvolto per fornire consulenza specialistica, al vertice o ad altri settori, come nel caso di una gara per l’affidamento dell’indagine sul gradimento della giunta, oppure per lo sviluppo del sistema informativo territoriale, gestito dal vice-direttore generale (collaborazione avviata di recente). Va segnalata poi l’iniziativa del Settore Statistica nel promuovere una collaborazione con il settore infanzia, per la costituzione di una banca dati (progetto curato dal Servizio Documentazione – problemi del lavoro) e per la realizzazione di un’indagine di valutazione dei servizi all’infanzia (gestita dal Servizio Studi e Ricerche), tesa a fornire indicazioni allo stesso settore. Inoltre, il Servizio Statistiche Scolastiche fornisce alla Polizia Municipale la lista di mancati ingressi e  abbandoni della scuola dell’obbligo, per consentire interventi più puntuali rispetto a questo fenomeno.

Dunque, ripercorrendo sia le attività svolte, sia le relazioni gestite da dirigenti e funzionari con gli altri uffici e con il vertice dell’amministrazione, l’integrazione del settore con il resto dell’organizzazione appare significativa, ma non particolarmente forte. 

 

Tabella 3. Relazioni interne ed esterne all’Amministrazione

Tipologia

Peso %

Soggetti

 

 

Relazioni interne

 

 

80%

-          Sindaco e Assessori

-          Ufficio del personale

-          Anagrafe e stato civile

-          Polizia Municipale

-          Settore infanzia

 

 

 

 

Relazioni esterne

 

 

 

 

20%

-          Gruppi di lavoro ISTAT

-          Associazione USCI

-          Uffici SISTAN di altre città

-          Università

-          Regione e Provincia

-          Enti previdenziali

-          Associazioni imprenditoriali

-          Altri

 

Appaiono invece molto consolidati i rapporti del Settore Statistica con la comunità professionale di statistici: la definizione di progetti sperimentali e l’adesione a numerosi gruppi di lavoro dell’ISTAT, la partecipazione attiva all’interno dell’associazione USCI, i frequenti rapporti con gli uffici SISTAN di altre città per il confronto su problemi comuni, la pubblicazione di articoli su riviste scientifiche, il coinvolgimento di figure accademiche in alcuni progetti e i rapporti con le università, non  lasciano dubbi sul fatto che, nel caso del Comune di Milano, l’ufficio di statistica è fortemente integrato con la comunità professionale di riferimento.

 

Per quanto riguarda i rapporti con i soggetti locali, pubblici e privati, vanno segnalate alcune iniziative portate avanti da dirigenti o funzionari. Il Servizio Documentazione – problemi del lavoro sembra essere quello più proiettato verso il coinvolgimento di altri soggetti sul territorio, anche per le problematiche che si trova ad affrontare: sta per essere portato a termine un progetto di costruzione di una banca dati sull’infanzia, in cui sono stati coinvolti, oltre ad altri settori interessati interni al Comune, la ASL, il Provveditorato agli Studi, il Centro di giustizia minorile, la Regione e la Provincia. Inoltre, è in fase di avvio un progetto di costituzione di sistema informativo sul lavoro: è in corso l’analisi delle banche dati più rilevanti (Centri per l’impiego, INPS, INAIL, associazioni imprenditoriali), e si prevede di attivare convenzioni e accordi per lo scambio di dati.

Anche il Servizio Statistiche Economiche ha attivato una collaborazione significativa con soggetti locali: nell’ambito della rilevazione dei prezzi, sono stati realizzati accordi con le case della grande distribuzione per acquisire i database su prodotti, prezzi e quantità vendute, allo scopo di migliorare l’efficienza e la qualità della rilevazione, ma anche per sperimentare nuove metodologie di elaborazione degli indici.

 

Come ultimo punto di questa sintesi, si vuole verificare in che modo le attività dell’ufficio si traducono in servizi rivolti a specifici destinatari. Il principale canale di servizio e diffusione della produzione statistica realizzata è un indirizzario al quale vengono spedite le varie pubblicazioni del Settore Statistica. L’indirizzario comprende circa 800 recapiti, tra uffici interni, uffici di altre amministrazioni pubbliche, università, biblioteche, istituzioni no profit. Attualmente è in programma l’inserimento on-line delle pubblicazioni realizzate, nel quadro della messa a punto di una “sub home page” del Settore Statistica, all’interno del sito del Comune di Milano.

Un’altra modalità di servizio si realizza con la risposta a richieste che provengono dall’esterno. Tali richieste possono essere immediatamente evase, con l’invio di un file, un fax o una pubblicazione, oppure possono richiedere un lavoro di elaborazione, che viene retribuito al Comune in base a una tariffa oraria. I contatti di richiesta possono essere indirizzati a diversi servizi, non necessariamente subito al servizio competente, e vengono poi eventualmente smistate.

Le principali tipologie di soggetti che richiedono dati sono:

I dati più "gettonati", soprattutto per queste ultime due tipologie di richiedenti, sono quelli della popolazione residente per zona della città, sesso ed età. Un altro tipo di dati molto richiesti, soprattutto a finalità di marketing, ma non disponibili, sono quelli sul reddito per zona di decentramento. Le richieste di dati provenienti da soggetti esterni si possono quantificare in circa 40 all’anno.

Per quanto riguarda le richieste provenienti dall’interno dell’amministrazione, queste si aggirano intorno alle 20 ogni anno. Non c’è un settore in particolare che esprime un numero maggiore di richieste, se non l’ufficio commercio, che può ottenere in tempi rapidi il calcolo della popolazione legale afferente ad intorni circolari centrati su un certo punto (indirizzo e numero civico), per il rilascio di alcune tipologie di licenze commerciali, grazie al “laboratorio statistico territoriale” messo a punto dal Servizio Studi e Ricerche.

Dal vertice politico le istanze più frequenti riguardano i temi del lavoro e degli stranieri. Di norma è l’ufficio stampa a inoltrare le richieste provenienti dal vertice politico, contattando il servizio competente. Talvolta, se la situazione lo richiede, si può passare dalla fornitura di dati ad una vera e propria consulenza per la ricerca e/o l’interpretazione dei dati, come è avvenuto nel caso di un consulente dell’assessore alla new economy, il quale ha ricevuto, oltre ai dati, un supporto e un orientamento più ampio sulle informazioni statistiche in tema di lavoro.

Dunque l’ufficio di statistica del Comune di Milano fornisce informazioni statistiche e consulenza qualificata agli utenti che gli si rivolgono, svolgendo un ruolo di servizio sia verso l’interno che verso l’esterno dell’amministrazione. Un ultimo esempio va ricordato: attraverso il “laboratorio statistico territoriale” appena citato, è stata soddisfatta la richiesta di un privato che per decidere l’apertura di una palestra in una certa zona ha richiesto all’ufficio il calcolo dei dati sulla popolazione in un certo raggio dalla sede.

Quest’ultimo aspetto dell’esperienza qui analizzata mette in luce una possibile frontiera di sviluppo per gli uffici di statistica più avanzati: è evidente come in un grande comune come Milano esista un fabbisogno di informazioni, in parte espresso e in parte no, da parte, ad esempio, di diversi soggetti privati. Nel fabbisogno inespresso, ad esempio, ci sono tutti quei soggetti potenzialmente interessati ad informazioni come quelle fornite dal “laboratorio statistico territoriale”, ma che non conoscono questa opportunità. In questo senso, la frontiera di sviluppo potrebbe consistere nel gestire la domanda di informazioni in modo più proattivo che reattivo: anziché limitarsi a rispondere alle richieste dei diversi soggetti, la scelta potrebbe essere quella di strutturare politiche di marketing delle informazioni, offerte personalizzate e analisi dei fabbisogni di potenziali clienti, puntando fortemente sull’utilizzo di quei servizi informativi che si rivelano più utili e, perché no, richiesti dal mercato.

Naturalmente, questo tipo di sviluppo richiede delle scelte che rientrano nella sfera di autonomia di ciascuna organizzazione, e che necessitano di un impegno in termini di azioni e risorse da sottrarre ad altre attività.  Tuttavia, da un punto di vista delle strategie che ciascun ufficio di statistica persegue, sembra opportuno chiarire se tra le priorità di una struttura vi è anche quella di dare informazioni e servizi il più possibile utilizzati e in grado di soddisfare specifici bisogni di utenti ben individuati. 

 

2.    Analisi di scostamento dalle direttive

 

2.1  Unicità dell'ufficio di statistica nell'ambito dell’Amministrazione di appartenenza.

L’ufficio di statistica è unico, tuttavia, come segnalato dal direttore, non è pensabile che tale ufficio riesca a fare, o anche solo a controllare, tutte le statistiche del Comune.

 

2.2     Se, e in che misura, l'ufficio di statistica del Comune contribuisce alla promozione e allo sviluppo informatico a fini statistici degli archivi gestionali e delle raccolte di dati amministrativi dell'ente di appartenenza, nonché all'attuazione e gestione dell'interconnessione e del collegamento dei sistemi informativi statistici dell'Amministrazione di appartenenza sia all'interno della stessa sia con il Sistema statistico nazionale (art. 2, primo comma, della direttiva del Comstat n. 1/1991 e art. 6 del d.lgs. n. 322/1989).

 

Si possono segnalare due iniziative. La prima è l'analisi degli archivi gestiti dal servizio per l'infanzia, ma anche di quelli di altre amministrazioni, nell'ambito del progetto di costituzione di una banca dati sull'infanzia, condotto dal Servizio Documentazione - problemi del lavoro. La seconda è la richiesta all'anagrafe di una modifica al loro database che consentirebbe di acquisire con maggiore precisione i dati sulla nazione di nascita dei cittadini stranieri.

Da un punto di vista del collegamento interno di archivi, questo esiste con l'ufficio anagrafe: il Settore Statistica ha infatti accesso ai dati anagrafici in tempo reale (cosiddetta "anagrafe parallela").

 

2.3  Se, e in che misura, l'ufficio di statistica esprime il proprio parere tecnico nei casi previsti dall'art. 3, terzo comma, della direttiva del Comstat n. 2/1991.

 

Non si segnalano casi in cui l’ufficio di statistica abbia espresso il proprio parere tecnico nei casi previsti dall’art.3, c.3 della direttiva del Comstat n.2/1991.

 

2.4  Qual è il grado di partecipazione del rappresentante dell'ufficio di statistica all'attività del Gruppo di lavoro presso la Prefettura (punto 2 della direttiva del Comstat n. 5/1991).

 

La Prefettura non viene citata tra gli enti con cui dirigenti e funzionari dell’ufficio hanno rapporti. Se ne deduce che la partecipazione al Gruppo di lavoro presso la prefettura (direttiva Comstat n.5/1991) non abbia luogo, o comunque che il gruppo non funzioni regolarmente.

 

2.5  Quali sono i contenuti e gli aspetti critici nell'interscambio dei dati con gli enti titolari di rilevazioni  comprese nel programma statistico nazionale e con gli altri soggetti (artt. 2 e 3 della direttiva del Comstat n. 3/1991). Occorre distinguere il caso in cui l'ufficio di statistica si limita a trasmettere i dati da quello in cui detto ufficio fornisce un reale valore aggiunto effettuando, ad esempio, delle elaborazioni specifiche dei medesimi.

 

Per quanto riguarda l'interscambio di dati con enti titolari di rilevazioni e con altri soggetti, i principali casi in cui l'interscambio avviene sono:

1.      Con alcune società della grande distribuzione, per la rilevazione telematica dei prezzi, viene acquisito mensilmente il database di prodotti, prezzi e quantità vendute;

2.      Con gli uffici di collocamento, per l'acquisizione mensile di dati non individuali sugli iscritti;

3.      Con i diversi soggetti che forniscono dati da inserire nell'annuario, curato dal Servizio Statistiche Demografiche. Tale servizio, inoltre, acquista dall'ISTAT alcuni dati, come quelli individuali relativi ai cittadini milanesi deceduti fuori comune, necessari a completare le proprie statistiche demografiche. Quest'ultimo è inoltre l'unico caso di interscambio con l'ente titolare della rilevazione PSN.

 

Sui dati provenienti da altri uffici o istituzioni per l'inserimento nell'annuario statistico vanno segnalate alcune criticità. Mentre in alcuni casi lo scambio di informazioni funziona senza problemi, in altri casi ci sono difficoltà di acquisizione, oppure problemi di affidabilità dei dati. Lo scambio funziona con quegli enti che hanno a loro volta una organizzazione ben strutturata per la rilevazione di alcuni dati, come ad esempio l'Assessorato Regionale alla Sanità, che facilmente invia i dati relativi alle aziende sanitarie del Comune di Milano, estrapolandoli dai record che ha raccolto per le proprie statistiche. Più problematica la gestione dei dati prodotti da altre istituzioni: talvolta è necessario impegnarsi in una faticosa opera di sollecito, oppure l'ente interpellato non è in grado di fornire informazioni pienamente affidabili. Tali informazioni vengono inviate per lo più sotto forma di dati complessivi, non in forma individuale, quindi l'unico tipo di verifica che è possibile effettuare, molto spesso, è un controllo di congruenza rispetto ai dati dell'anno precedente, che in qualche caso estremo può portare ad escludere la tavola dalla pubblicazione.

 

2.6  Effettivo grado di autonomia organizzativa e funzionale dell'ufficio di statistica (circolare n.1/SISTAN del 1994).

 

L'ufficio opera con un buon grado di autonomia: il Settore Statistica non è una struttura di primo livello, essendo inserito nella "Direzione centrale risorse umane, organizzazione e sistemi informativi", tuttavia è autonomo nella definizione dei piani di lavoro e nella gestione delle risorse ad esso assegnate. Ad esempio l'ufficio gestisce in proprio gare e contratti, avvalendosi semplicemente della consulenza del servizio ragioneria, come del resto le altre strutture dello stesso livello.

 

2.7  Pur essendo prescritto espressamente solo per le Amministrazioni dello Stato, si chiede di conoscere se e che relazioni intercorrono tra l'ufficio di statistica del Comune e le strutture preposte al controllo interno (art. 1, terzo comma, del d.lgs. n. 286/1999).

 

L’ufficio di statistica non svolge funzioni attinenti al controllo interno o al controllo di gestione, ne ha rapporti rilevanti con le strutture preposte a tali funzioni. Secondo la responsabile, le dimensioni dell’ente giustificano una scelta di specializzazione, tale da destinare queste funzioni ad altri uffici.

 

2.8  Se e che tipo di relazioni intercorrono tra l'ufficio di statistica e gli uffici comunali di studio e/o programmazione.

 

All’interno del Settore statistico c’è un servizio di studio e ricerca. Non si rilevano altre rilevanti relazioni interne con uffici preposti allo studio e alla ricerca.

 

2.9  Se e che tipo di relazioni intercorrono tra l'ufficio di statistica e gli organi politici ed amministrativi di vertice dell'amministrazione di appartenenza (in particolare sindaco, segretario generale, singoli assessorati etc.).

 

Le relazioni con il livello gerarchico superiore (la direzione centrale) e il vertice politico (l’assessore) non presentano criticità, e non sono particolarmente frequenti: nell’ambito della direzione centrale, secondo il Direttore del Settore Statistica, è molto più rilevante l’interazione tra il vertice e il Settore Risorse Umane, o il Settore Organizzazione.

 

3.    Punti di forza e aspetti critici

 

Punti di forza

·   La consolidata tradizione di attività statistica, che risale addirittura agli inizi dell’ottocento, ha probabilmente favorito il Settore Statistica nell’attribuzione delle risorse da parte dell’amministrazione. La quantità di personale e risorse strumentali su cui il settore può contare è decisamente superiore agli standard delle altre amministrazioni, anche tenendo conto delle dimensioni di un ente come il Comune di Milano.

·   La competenza tecnica di dirigenti e funzionari, ma anche il loro orientamento a sviluppare sperimentazioni e innovazioni.

·   La forte integrazione con la comunità professionale di statistici, che consente di avere un continuo confronto con interlocutori competenti, ma anche di dare maggiore visibilità al lavoro svolto.

Aspetti critici

In un’esperienza come quella del Comune di Milano, con un ufficio di statistica che si può considerare di eccellenza, non si riscontrano aspetti particolarmente critici. Tuttavia, è comunque possibile mettere in luce alcuni punti problematici:

·   Le difficoltà organizzative incontrate dal Servizio Indagini ISTAT, soprattutto per il reperimento dei rilevatori e per la scarsa attrattività delle retribuzioni ad essi destinate, ma anche per altri problemi, probabilmente riscontrabili su scala nazionale, come la delicatezza del rapporto con i soggetti da intervistare, sia per le resistenze in fase di approccio che per i tempi lunghi richiesti da molte interviste;

·   La complessità di progetti che prevedono il coinvolgimento di più amministrazioni e l’utilizzo di archivi amministrativi a fini statistici. Come è emerso nell’esperienza della banca dati sull’infanzia, condotta dal Servizio Documentazione - problemi del lavoro, la produzione di nuove statistiche in grado di informare su alcuni fenomeni passa attraverso un lungo processo di coordinamento tra più enti, in possesso di dati rilevanti, ma quasi mai strutturati in maniera tale da favorirne l’utilizzo a fini statistici.



[1] Qui si fa riferimento alle attività del PSN generalmente previste per i comuni, e non a quelle sperimentali. Il Comune di Milano figura infatti nel PSN come titolare di molti lavori di questo secondo tipo.

[2] Si noti che il Servizio Indagini ISTAT non si occupa delle statistiche sui prezzi, gestite dal Servizio Statistiche Economiche

[3] la ripartizione tra adempimenti PSN e produzione autonoma è stata calcolata sulla base dell’allocazione del personale dei sei servizi rispetto alle diverse attività, così come indicata da ciascun responsabile di servizio