Il rapporto sui modelli organizzativi degli uffici di statistica qui presentato è il risultato di un lavoro di ricerca condotto, congiuntamente con il Dipartimento Segreteria del SISTAN, nel corso dell’anno 2001.
La ricerca è incentrata su un insieme di analisi di caso sull’organizzazione di dieci uffici di statistica, inseriti in amministrazioni comunali e regionali, preceduta da un’indagine preliminare di sfondo.
L’indagine preliminare è stata finalizzata ad inquadrare i principali problemi di funzionamento del Sistema statistico nazionale e degli uffici di statistica, attraverso due strumenti: un’analisi documentale sui temi problematici discussi nell’ambito della comunità scientifica e professionale, nonché interviste a testimoni privilegiati, principalmente componenti del Comstat (la traccia per la gestione delle interviste è riportata nel seguito dell’appendice). Tale fase preliminare ha consentito di orientare la successiva analisi organizzativa sul campo.
Nella fase successiva, gli studi di caso, caratterizzati da un taglio di tipo esplorativo, sono stati condotti con interviste al responsabile dell’ufficio e ai suoi diretti collaboratori, riprendendo alcuni dei contenuti classici delle tecniche di job description: le attività svolte dall’intervistato, le sue relazioni con l’interno e l’esterno della struttura, le risorse umane e finanziarie gestite, le dotazioni strumentali utilizzate, i prodotti realizzati. Inoltre, è stata aggiunta una parte specifica di descrizione di alcuni processi di lavoro ritenuti più significativi, e di analisi dello scostamento dalle norme e dalle direttive che regolano il funzionamento degli uffici di statistica. Gli studi, infine, sono stati completati attraverso un’analisi documentale relativa alle pubblicazioni realizzate e all’organizzazione interna (organigrammi, piani e obiettivi della struttura, profili professionali, ecc.).
Le amministrazioni prese in esame sono elencate nella tabella seguente.
Comuni |
Abitanti* |
Regioni |
Abitanti* |
|
Milano |
1.302mila
|
Veneto |
4.541mila |
|
Venezia |
275mila
|
Toscana |
3.548mila |
|
Reggio Emilia |
146mila |
Marche |
1.469mila |
|
Lecce |
97mila |
|
|
|
Arezzo |
92mila |
||
|
Trapani |
69mila |
||
|
Nettuno |
39mila |
||
*Dati
ISTAT, arrotondati al migliaio -Popolazione e movimento anagrafico dei
Comuni, Anno 2000.
La scelta di individuare un numero maggiore di comuni rispetto alle regioni è stata dettata dalla maggiore varietà di situazioni, già nota a priori, che presentano gli uffici di statistica comunali. Tale varietà è in parte legata alla dimensione delle stesse amministrazioni di appartenenza. Per questo la selezione è avvenuta tenendo conto della variabile dimensionale dell’amministrazione, facendo in modo di coprire diversi livelli, a partire dal comune medio piccolo (circa 40.000 abitanti) fino alla metropoli. Inoltre, la scelta è stata di prendere in considerazione enti di diversa collocazione geografica, al fine di verificare l’eventuale esistenza di analogie o differenze riconducibili a questa variabile.
La traccia per la gestione delle analisi di caso, riportata in fondo a questa appendice, è stata perfezionata sulla base di una verifica intermedia, condotta dopo lo studio dei primi tre casi (Comune di Milano, Comune di Trapani, Regione Toscana). In occasione di tale verifica, inoltre, è stata messa a punto la versione definitiva del “modello di posizionamento”, illustrato nel rapporto, che rappresenta una particolare chiave di lettura delle informazioni rilevate nei casi, tale da facilitare l’individuazione di analogie e differenze tra gli uffici, nonché la messa a punto di proposte di intervento.
Scheda di
intervista AI TESTIMONI PRIVILEGIATI
1. Analisi
del contesto
1.1 Quali sono i principali impatti della riforma amministrativa in atto sul Sistan e sugli uffici di statistica ?
1.2 Qual è la collocazione degli uffici di statistica nell’ambito dei processi di riorganizzazione amministrativa ?
(Facoltativo aggiungere: riorganizzazione dei Ministeri, dipartimentalizzazione, nascite di agenzie e autorità indipendenti, decentramento)
1.3 Quali sono i problemi connessi a queste trasformazioni ?
1.4 Quale è il rapporto tra gli uffici di statistica e il personale politico in particolare rispetto ai seguenti temi:
- separazione tra politica e amministrazione
- indipendenza della funzione statistica
- utilizzo strategico delle statistiche per la definizione delle politiche pubbliche
(Quali i problemi e i possibili interventi ?)
2. Verifica dell’attuazione e
dell’adeguatezza di norme e direttive
2.1
Collocazione e aspetti
organizzativi
2.1.1 Gli uffici di Statistica rispettano le principali disposizioni rispetto alla collocazione organizzativa ?
(Distinzione dagli altri uffici, preminenza di funzioni statistiche, dipendenza dall’organo di governo)
(Quali i problemi e i possibili interventi ?)
2.1.2 Gli uffici hanno autonomia finanziaria, sono centri di costo ?
2.1.3 Vengono rispettate (e sono adeguate) le norme relative a:
- articolazione organizzativa
- personale
- attrezzature ?
(Quali i problemi e i possibili interventi ?)
2.2
Compiti e attività degli uffici di statistica
2.2.1 Lettura e verifica delle funzioni degli uffici di statistica dalla dir. 1 pag. 63 Codice
2.2.2 Qual è la funzione prevalentemente svolta dagli uffici di Statistica tra le seguenti:
- produzione di statistiche nell’ambito del PSN
- produzione di statistiche per conto dell’amministrazione di appartenenza (o per la collettività locale)
- supporto alle altre aree dell’amministrazione
(sviluppo dei sistemi informativi, controlli interni, consulenza ad altri settori)
2.2.3 Quali sono le interconnessioni tra il sistema dei controlli interni e gli uffici di statistica delle amministrazioni ?
(Quali sono le criticità ?)
2.2.4 Rispetto al quadro normativo quali sono le funzioni più problematiche da assolvere per gli uffici di Statistica ?
(Quali i problemi e i possibili interventi ?)
2.2.5 Le norme e le direttive relative alle attività e ai compiti degli uffici di Statistica sono adeguate ?
(Ritiene che siano necessari dei cambiamenti in merito ? Quali ?)
2.3 Collegamento
tra uffici di Statistica e interscambio di dati
2.3.1 Come funziona il collegamento diretto tra gli uffici del Sistan ?
(Quali i problemi e i possibili interventi ?)
2.3.2 Gli uffici hanno accesso a tutti i dati in possesso delle amministrazioni e degli altri uffici del Sistan?
(Quali i problemi e i possibili interventi ?)
2.3.3 Quali sono le criticità connesse all’interscambio di dati per l’attuazione del PSN?
(Quali i problemi e i possibili interventi ?)
2.3.4 Quali sono le criticità connesse all’interscambio di dati per le esigenze statistiche delle amministrazioni del Sistan ?
(Quali i problemi e i possibili interventi ?)
2.3.5 Vengono rispettate (e sono adeguate) le norme relative a:
- modalità per l’interscambio di dati
- validazione dei dati
- segretezza dei dati ?
(Quali i problemi e i possibili interventi ?)
3. Prospettive
future del Sistan
3.1 Attualmente quali sono le principali criticità nei processi di produzione statistica e nell’organizzazione degli uffici di statistica ?
3.2 Quali sono le aree prioritarie di intervento per il miglioramento delle performance del Sistan?
3.3 Vuole suggerire delle azioni da intraprendere e degli strumenti da utilizzare ?
(Oltre a eventuali interventi su norme e direttive)
Scheda di Analisi di caso
Aree di contenuto
1. Contesto, struttura e attività svolte
2. Relazioni interne ed esterne
3. Risorse umane
4. Dotazioni strumentali e logistica
5. Analisi dei processi
6. Analisi degli scostamenti dalle direttive
1.
Contesto, struttura e attività svolte
1.1. Contesto e struttura organizzativa
1.1.1 Dati di contesto (es. numero dipendenti e dirigenti dell’ente, aspetti peculiari rispetto ad amministrazioni dello stesso tipo, ecc.)
1.1.2 Articolazione per settori/servizi/uffici dell’Ente
1.1.3 Collocazione e denominazione dell’ufficio di statistica
1.1.4 Esistenza di uffici che svolgo attività di studio, programmazione o controllo interno
1.1.5 Sistemi informativi dell’Ente (quanto gli uffici di statistica sono coinvolti nella loro progettazione e gestione, se tali sistemi vengono utilizzati solo per la consultazione o la gestione amministrativa, o anche a fini statistici)
1.1.6 Articolazione interna dell’ufficio di statistica
1.2. Attività svolte e relativi
prodotti
1.2.1 Adempimenti relativi ai lavori del PSN (numero lavori e citare i più rilevanti in termini di impegno)
1.2.2 Produzione di statistiche non incluse nel PSN relative al territorio di riferimento dell’ente (numero lavori, citare i più rilevanti ed eventuali pubblicazioni)
1.2.3 Consulenza statistica per altri settori (specificare contenuti e modalità)
1.2.4 Eventuali attività aggiuntive o complementari
- Coordinamento / gestione sistemi informativi e/o archivi informatici
- Supporto a programmazione, controllo di gestione, nuclei di valutazione
- Supporto a pianificazione strategica
- Altro
1.2.5 Domanda (chi sono gli utenti effettivi e potenziali, qual è l’oggetto effettivo e potenziale della domanda). L’utenza va distinta in:
- Collettività locale-soggetti privati
- Istituzioni pubbliche a livello locale
- Vertice politico dell’Amministrazione
- Altri settori dell’Amministrazione
1.3 Meccanismi
di direzione, programmazione e controllo
Modalità di programmazione e controllo rispetto all’ufficio nel suo complesso e nella sua articolazione interna
1.4 Budget annuo a disposizione dell’ufficio
Con eventuale distinzione delle allocazioni per attività e/o centri di responsabilità
2.1
Se
e che tipo di relazioni intercorrono tra l'ufficio di statistica e gli uffici
comunali di studio e/o programmazione
2.2. Se e che tipo di relazioni intercorrono tra l'ufficio di statistica e gli organi politici ed amministrativi di vertice dell'amministrazione di appartenenza
In particolare sindaco, segretario generale, singoli assessorati etc.
2.3.
Modalità
di comunicazione
Tra settori/servizi/uffici dell’Ente e tra questi e l’ufficio di statistica (es. riunioni tra responsabili di servizio/ufficio, presenza di siti internet o intranet e/o di sezioni dedicate, report periodici, newsletter, data-base condivisi)
2.4.
Aspetti
positivi e aspetti critici rispetto alle relazioni e alla
comunicazione interna
4.
Dotazioni
strumentali e logistica
5.
Analisi dei processi
5.1. Selezione di processi rilevanti e rappresentativi delle tipologie di attività individuate
5.2. Approfondimento del singolo processo: confini, attori, fasi, flusso, criticità
5.3. Eventuale approfondimento di progetti o attività sperimentali non modellizzabili come processo
6. Analisi
di scostamento dalle norme e dalle direttive
6.1. Unicità dell'ufficio di statistica nell'ambito della propria amministrazione.
6.2. Se, e in che misura, l'ufficio di statistica del comune contribuisce alla promozione e allo sviluppo informatico a fini statistici degli archivi gestionali e delle raccolte di dati amministrativi dell'ente di appartenenza, nonché all'attuazione e gestione dell'interconnessione e del collegamento dei sistemi informativi statistici dell'amministrazione di appartenenza sia all'interno della stessa sia con il Sistema statistico nazionale (art. 2, primo comma, della direttiva del Comstat n. 1/1991 e art. 6 del d.lgs. n. 322/1989).
6.3 Se, e in che misura, l'ufficio di statistica esprime il proprio parere tecnico nei casi previsti dall'art. 3, terzo comma, della direttiva del Comstat n. 2/1991;
6.4. Qual è il grado di partecipazione del rappresentante dell'ufficio di statistica del comune capoluogo all'attività del Gruppo di lavoro presso la Prefettura (punto 2 della direttiva del Comstat n. 5/1991).
6.5. Quali sono i contenuti e gli aspetti critici nell'interscambio dei dati con gli enti titolari di rilevazioni comprese nel programma statistico nazionale e con gli altri soggetti (artt. 2 e 3 della direttiva del Comstat n. 3/1991). Occorre distinguere il caso in cui l'ufficio di statistica si limita a trasmettere i dati da quello in cui detto ufficio fornisce un reale valore aggiunto effettuando, ad esempio, delle elaborazioni specifiche dei medesimi.
6.6. Effettivo grado di autonomia organizzativa e funzionale dell'ufficio di statistica (circolare n.1/SISTAN del 1994).
6.7. (Pur essendo prescritto espressamente solo per le amministrazioni dello Stato, si chiede di conoscere) Se e che relazioni intercorrono tra l'ufficio di statistica del comune e le strutture preposte al controllo interno (art. 1, terzo comma, del d.lgs. n. 286/1999).
6.1. Unicità dell'ufficio di statistica nell'ambito della propria amministrazione.
6.2. Se, e in che misura, l'ufficio di statistica della Regione contribuisce alla promozione e allo sviluppo informatico a fini statistici degli archivi gestionali e delle raccolte di dati amministrativi dell'ente di appartenenza, nonché all'attuazione e gestione dell'interconnessione e del collegamento dei sistemi informativi statistici dell'amministrazione di appartenenza sia all'interno della stessa sia con il Sistema statistico nazionale (art. 6 del d.lgs. n. 322/1989).
6.3. Se, e in che misura, l'ufficio di statistica della regione contribuisce al coordinamento e all'integrazione dei flussi informativi territoriali. In particolare occorre verificare, con riguardo a tale specifico aspetto, quali rapporti intercorrono tra l'ufficio di statistica e gli altri enti regionali e subregionali nonché tra il primo e gli uffici di statistica di altre regioni.
6.4. Qual è il grado di coinvolgimento dell'ufficio di statistica nei procedimenti di competenza degli uffici della regione nei quali si fa uso di dati statistici.
6.5. Quali sono i contenuti e gli aspetti critici nell'interscambio dei dati con gli enti titolari di rilevazioni comprese nel programma statistico nazionale e con gli altri soggetti (artt. 2 e 3 della direttiva del Comstat n. 3/1991). Occorre distinguere il caso in cui l'ufficio di statistica si limita a trasmettere i dati da quello in cui detto ufficio fornisce un reale valore aggiunto effettuando, ad esempio, delle elaborazioni specifiche dei medesimi.
6.6. Effettivo grado di autonomia organizzativa e funzionale dell'ufficio di statistica.
6.7. (Pur essendo prescritto espressamente solo per le amministrazioni dello Stato, si chiede di conoscere) Se e che relazioni intercorrono tra l'ufficio di statistica della regione e le strutture preposte al controllo interno (art. 1, terzo comma, del d.lgs. n. 286/1999).
6.8. Nell'ipotesi in cui esista un Sistema statistico regionale (SISTAR) approfondire il tema dei rapporti tra l'ufficio di statistica della regione e gli altri soggetti del Sistema, distinguendo il caso in cui questi ultimi facciano parte anche del SISTAN. Rilevare gli eventuali aspetti problematici. Approfondire inoltre il tema della circolazione dei dati nell'ambito del SISTAR con particolare riguardo alla disciplina dell'interscambio di dati individuali e del trattamento dei dati personali.
1. Organigramma dell’ente
2. Organigramma dell’ufficio di statistica
3. Regolamenti e/o altri documenti che indicano struttura, compiti, funzioni, risorse dell’ufficio di statistica
4. Declaratorie dei profili professionali presenti nell’ufficio
5. Documenti di programmazione delle attività dell’ufficio (estratti da relazione previsionale e programmatica, piano esecutivo di gestione, altri documenti)
6. Eventuali manuali interni di procedure
7.
Eventuali studi sull’organizzazione condotti in
precedenza
8.
Pubblicazioni e/o lavori significativi curati
dall’ufficio di statistica o con il suo contributo