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SISTAN - Modelli organizzativi degli
Uffici di statistica
studio di caso
L’UFFICIO DI STATISTICA DEL COMUNE DI NETTUNO
Fabio Lanzoni
Settembre 2001
L’UFFICIO DI
STATISTICA DEL COMUNE DI NETTUNO
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1 1.1 1.2 1.3 |
Contesto, struttura
e attività svolte Contesto
e struttura organizzativa Attività
svolte e relativi prodotti Meccanismi
di direzione, programmazione e controllo |
3
4 6 |
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2 |
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8 |
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3 |
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8 |
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5 |
Analisi degli scostamenti dalle direttive |
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Contesto, struttura e attività svolte
1.1. Contesto e struttura organizzativa
L’Ufficio statistica del comune di Nettuno (circa 41.000 abitanti), istituito nel 1990, rappresenta, rispetto alla numerosità, un caso limite: infatti, occupa un solo dipendente di categoria B3. Nella figura 1 è rappresentato l’organigramma dell’ente, che evidenzia le Aree di line, con funzioni verticali entro ciascun ambito di riferimento. L’ufficio, come si desume dalla fig. 2, è collocato nel settore “Amministrativo – AA.GG. – Personale e demografico”.
Figura 1: organigramma del comune di Nettuno.
Figura
2: collocazione organizzativa Ufficio statistica del comune di Nettuno.
I dipendenti attualmente impiegati nell’ente sono 206, di
cui 7 dirigenti, mentre le categorie prevalenti sono di tipo B e C.
Tabella
1: personale in servizio al 31.07.2001
Categoria
|
Unità personale |
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Dirigenti |
7 * |
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Categoria D |
17 |
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Categoria C |
77 |
|
Categoria B |
71 |
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Categoria A |
34 |
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Totale |
206 |
*
Due dirigenti sono a tempo determinato.
1.2. Attività svolte e relativi prodotti
Il carico di lavoro principale, circa il 75%, è connesso agli adempimenti PSN: indagini campionarie e censuarie e censimenti. Rispetto ai primi, l’Ufficio provvede alle seguenti rilevazioni (il campione è estratto dagli archivi anagrafici):
- Indagini forze lavoro: il campione è di 40 famiglie a fronte di un rilevatore esterno, mentre l’invio dei dati all’Istat avviene per floppy ovvero su supporto cartaceo;
- Indagini multiscopo: il campione è di 24 famiglie monitorate da un rilevatore esterno, i dati sono inviati mediante supporto cartaceo.
Nel I° semestre 2001 sono state effettuate le operazioni preliminari al 14° Censimento Generale della Popolazione e all’8° Censimento Generale Industria e Servizi. Da segnalare, con riferimento al censimento Agricoltura, alcune problematiche evidenziate dal responsabile dell’Ufficio: diffidenza degli intervistati e scarsa pubblicizzazione dell’evento.
La restante attività concerne la produzione di statistiche non incluse nel PSN (10%) e alcuni rapporti di consulenza prestati ad altri settori dell’amministrazione (15%). In particolare, va sottolineata la presenza di lavori d’interesse locale, tanto più tenendo presente che l’Ufficio statistica del comune di Nettuno è costituito solo da una persona. L’intervento di maggior interesse è sicuramente l’Annuario 2000, predisposto nell’ambito del Progetto per la standardizzazione dei prodotti editoriali statistici a livello locale, avviato dalla Segretaria Centrale del Sistan nel 1999, che si poneva l’obiettivo di creare un prototipo di pubblicazione statistica per i comuni di piccole e medie dimensioni. Alla redazione hanno concorso, oltre al responsabile, un gruppo di lavoro di cinque persone, mentre come consulente scientifico si è ricorso ad un docente universitario. I contenuti dell’Annuario, alquanto dettagliato, si riassumono nei seguenti punti:
- Popolazione;
- Sanità;
- Istruzione e cultura;
- Territorio e infrastrutture;
- Attività economiche;
- Finanza locale;
- Servizi e personale del comune (tra cui indicatori di attività riferiti al servizio statistico[1]);
- Sicurezza dei cittadini;
- Elezioni;
- I giovani di Nettuno;
Alla predisposizione delle fonti informative hanno concorso diversi uffici interni all’amministrazione, tra i quali segnaliamo i seguenti: Servizio anagrafe, Servizio stato civile, Servizio urbanistica, Servizio elettorale, Area economico-finanziaria, Area ambiente e sanità, Area pubblica istruzione, Area servizi sociali, comando Polizia municipale, CILO. Rispetto alle fonti esterne hanno dato un contributo gli enti di seguito indicati: comune di Albano laziale, per i dati relativi alla sanità, Ministero della sanità, ASL RM H, Segreterie scolastiche, Ancitel, FF.SS. – Divisione trasporto regionale, Commissariato P.S. di Anzio, Carabinieri, Polizia di Stato, Guardia di Finanza, Istituto ispettori Nettuno, Direzione cimitero militare americano di Nettuno, Azienda promozione turistica della Provincia di Roma, Consorzio acquedotto di Carano, Associazioni di volontariato.
Come anticipato, il responsabile dell’Ufficio ha curato diversi lavori d’interesse locale, fornendo al tempo stesso consulenza[2] per alcuni settori dell’amministrazione.
In particolare, rileva un contributo dato nell’ambito di
un programma di screening mammografico e citologico (realizzato con unità mobile).
Il responsabile dell’Ufficio ha elaborato, per conto della Asl Roma H, un
programma (ASCII) secondo un tracciato record[3]
predeterminato. L’obiettivo era di rendere disponibili le informazioni
anagrafiche necessarie per procedere alla raccolta dei dati, mantenendo un
elevato standard di riservatezza. Tale elaborazione si è resa necessaria poiché
il programma in uso presso l’anagrafe non prevedeva le sezioni elettorali di
appartenenza, funzionali a conoscere il numero effettivo di donne da sottoporre
ad analisi secondo le varie zone del territorio. Rispetto a supporti
consulenziali prestati nei confronti degli uffici del comune su temi specifici,
il responsabile cita le seguenti esperienze: i) per l’Area del personale,
un’indagine conoscitiva sui dipendenti dell’ente, che ha consentito una
ricognizione della situazione, funzionale all’analisi delle mansioni
effettivamente svolte e all’individuazione delle figure mancanti; ii) indagine
sull’istruzione (dati di base[4]
relativi alle scuole materne, elementari, medie inferiori e superiori),
pubblicata in una rivista curata dallo staff del Sindaco, e che è stata
utilizzata anche per l’Annuario; iii) elaborazione, su richiesta del Segretario
generale, di statistiche finanziarie relative all’amministrazione; iv) collaborazione
in occasione delle elezioni, per l’esposizione dei risultati; v) contributo alla predisposizione delle
tabelle pubblicate nel sito[5]
del comune (l’Ufficio dispone di una propria e-mail).
La domanda proveniente da soggetti privati concerne soprattutto dati demografici, richiesti da studenti (nella maggioranza dei casi), imprese e istituti di credito (anche in funzione di insediamenti commerciali).
1.3 Meccanismi di direzione,
programmazione e controllo - budget
L’Ufficio statistica del comune di Nettuno non è un centro autonomo di responsabilità; dipende, in termini gerarchici, dall’Area amministrativa. Gli obiettivi di tale settore, come si desume dalla relazione del dirigente, propedeutica all’elaborazione del bilancio di previsione 2001 e 2001/2003, sono così individuati:
- Adeguamento degli Statuti e dei Regolamenti di disciplina delle materie interessate;
- Gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi e degli archivi;
- Assistenza organi istituzionali;
- Vigilanza e pulizie edifici comunali;
- Difensore Civico;
- Consigli circoscrizionali;
- Servizio statistica;
- Progetto Eurologo.
Analizzando il dettaglio del Servizio statistica, sono individuate le seguenti attività:
- predisposizione programma statistico comunale, coordinato al PSN;
- attuazione del coordinamento statistico interno;
- valutazione ed analisi statistica dei dati in possesso del Comune;
- consulenza e assistenza tecnico operativa per gli uffici comunali;
- promozione di studi e ricerche e cura delle pubblicazioni statistiche.
Inoltre, a livello formale, è ribadito l’impegno dell’amministrazione per la realizzazione e diffusione dell’Annuario, in collaborazione con l’Istat. A riguardo, però, il dirigente dell’Area amministrativa auspica un maggior coinvolgimento dell’amministrazione nella promozione del prodotto in questione. Per quanto riguarda i rapporti con il superiore gerarchico, il responsabile dell’Ufficio sottolinea una certa autonomia: i contatti sono informali e secondo le necessità del caso. In particolare, risulta un coinvolgimento diretto in occasione dei censimenti.
2. Relazioni
interne ed esterne all'Amministrazione
Le relazioni del responsabile sono caratterizzate da una prevalenza dei rapporti esterni, per circa il 75%: i principali sono con l’Istat (55%), seguiti equamente dalle relazioni con soggetti privati (soprattutto studenti e imprese) e con uffici di altre amministrazioni (Asl, Inps, CCIAA[6], Direzioni didattiche). Minori sono gli scambi con gli uffici di statistica di altre amministrazioni (Regione, Provincia e comuni). Con la Prefettura vi sono alcuni rapporti, soprattutto per dati demografici. Con la stampa locale, dietro indicazione del dirigente dell’Area, erano stati impostati dei flussi informativi: in particolare, il responsabile trasmetteva il movimento naturale mensile della popolazione, con elenco nominativo.
Rispetto alle relazioni instaurate con gli altri settori dell’Amministrazione, a prescindere dai lavori segnalati in precedenza, rilevano i rapporti sistematici intrattenuti con il Servizio Demografico-Anagrafe e, in tono minore, con l’Area sociale e pubblica istruzione. Relazioni sporadiche esistono con l’ufficio toponomastica e con l’ufficio commercio: i dati richiesti sono prettamente di carattere demografico. Seguono le relazioni con il superiore diretto, il dirigente dell’area amministrativa, mentre con il vertice politico i contatti sono quasi inesistenti, anche se vi sono state alcune relazioni con gli assessorati alle Finanze e al Personale.
Complessivamente, il responsabile dell’ufficio segnala uno scarso coinvolgimento da parte dell’amministrazione: infatti, come emerso in precedenza, le richieste dei dati sono relativamente elementari (anche se in taluni casi si procede ad alcune elaborazioni) e non risultano collaborazioni a progetti complessi concernenti l’erogazione di servizi comunali.
3. Le
risorse umane
Il 52enne responsabile dell’Ufficio è un
perito tecnico-industriale, entrato nell’amministrazione nel ’74. E’ stato
impiegato in diversi uffici (commercio, sport e turismo, stato civile,
anagrafe) fino all’anno di istituzione dell’Ufficio statistica nel 1990. La formazione
è stata integrata mediante corsi d’informatica a livello base ed avanzato e tre
corsi ad indirizzo statistico (SPSS[7],
e altri corsi organizzati dall’Istat). Nel corso del 2001 è stato avviato un
corso per la patente europea di programmatore (previsto per tutti i dipendenti
dell’area amministrativa). Per quanto riguarda la formazione, il dirigente
dell’area ha evidenziato la limitatezza delle risorse disponibili, che non ha
potuto soddisfare i bisogni informativi evidenziati.
4.
Dotazioni
strumentali e logistica
La dotazione informatica, secondo il parere del
responsabile dell’Ufficio, sembra sufficiente: del resto vi è un unico
dipendente. Invece, considerevoli problematiche sorgono da un punto di vista logistico rispetto allo
stato del locale di lavoro.
· Hardware
Tabella 2 -
Strumentazioni hardware in dotazione all’Ufficio statistica del Comune di
Nettuno.
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|
In dotazione all’Ufficio
di Statistica |
Utilizzato dall’Ufficio |
|
Workstation/server |
|
1 |
|
Personal
computer |
1 |
|
|
Terminali |
1 |
|
|
Stampanti |
2 |
|
|
Di cui laser |
1 |
|
|
Di cui link jet |
1 |
|
·
Software
Tabella 3 -
Strumentazioni software in dotazione all’Ufficio di statistica del Comune di
Nettuno.
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In dotazione all’Ufficio
di statistica |
Utilizzato (non in
dotazione) dall’Ufficio di statistica |
|
Pacchetto Office |
1 |
|
|
Pacchetti
applicativi statistici |
NO |
|
|
Browser Internet |
SI |
|
|
Servizi
ISDN |
SI |
|
5. Confronto rispetto al quadro di norme e direttive -
scostamento
Nel seguito viene
sintetizzato lo stato di attuazione e gli eventuali scostamenti della prassi
emanata dal Sistan.
1.
Unicità dell'ufficio
di statistica nell'ambito della propria amministrazione.
L’Ufficio ha una sua unicità e dipende dall’Area
amministrativa-Personale. Considerando l’unica risorsa disponibile si può dire
che l’Ufficio cerca di contribuire all’espletamento della funzione statistica
entro l’amministrazione, ma ovviamente non ha un controllo di tutti i flussi
interni all’ente.
- Se, e in che misura, l'ufficio di statistica del
comune contribuisce alla promozione e allo sviluppo informatico a fini
statistici degli archivi gestionali e delle raccolte di dati
amministrativi dell'ente di appartenenza, nonché all'attuazione e gestione
dell'interconnessione e del collegamento dei sistemi informativi
statistici dell'amministrazione di appartenenza sia all'interno della stessa
sia con il Sistema statistico nazionale (art. 2, primo comma, della
direttiva del Comstat n. 1/1991 e art. 6 del d.lgs. n. 322/1989).
Il responsabile non segnala particolari contributi funzionali allo sviluppo informatico a fini statistici degli archivi gestionali e delle raccolte di dati amministrativi, né di aver mai collaborato alla progettazione e gestione dei sistemi informativi. Si specifica che gli archivi utilizzati per finalità statistica sono essenzialmente quelli anagrafici.
- Se, e in che misura, l'ufficio di statistica
esprime il proprio parere tecnico nei casi previsti dall'art. 3, terzo
comma, della direttiva del Comstat n. 2/1991.
Gli altri uffici dell’amministrazione non hanno mai richiesto il parere in questione. Inoltre, il responsabile non risulta a conoscenza di provvedimenti nelle cui fasi istruttorie sia stato fatto uso di dati statistici.
- Quali sono i contenuti e gli aspetti critici
nell'interscambio dei dati con gli enti titolari di rilevazioni comprese nel programma statistico nazionale
e con gli altri soggetti (artt. 2 e 3 della direttiva del Comstat n.
3/1991). Occorre distinguere il caso in cui l'ufficio di statistica si
limita a trasmettere i dati da quello in cui detto ufficio fornisce un
reale valore aggiunto effettuando, ad esempio, delle elaborazioni
specifiche dei medesimi.
Il responsabile si limita alla trasmissione dei dati e non segnala particolari apporti di valore aggiunto.
- Effettivo grado di autonomia organizzativa e
funzionale dell'ufficio di statistica (circolare n.1/Sistan del 1994).
L’Ufficio, che dipende dall’Area amministrativa, non è un centro autonomo di responsabilità e consta di un solo dipendente.
- (Pur essendo prescritto espressamente solo per
le amministrazioni dello Stato, si chiede di conoscere) Se e che relazioni
intercorrono tra l'ufficio di statistica del comune e le strutture
preposte al controllo interno (art. 1, terzo comma, del d.lgs. n.
286/1999).
Non esistono relazioni. Da segnalare che il Servizio controllo di gestione è stato istituito recentemente, nel corso del 2000.
- Se e che tipo di relazioni intercorrono tra
l'ufficio di statistica e gli uffici comunali di studio e/o
programmazione.
Non esistono relazioni.
- Se e che tipo di relazioni intercorrono tra l'ufficio
di statistica e gli organi politici ed amministrativi di vertice
dell'amministrazione di appartenenza (in particolare sindaco, segretario
generale, singoli assessorati etc.).
Le relazioni sono quasi inesistenti.
6. Punti di forza e aspetti critici
Come punto di forza, a prescindere dalla positiva esperienza che ha consentito la pubblicazione dell’Annuario, emerge un livello di attività da ritenersi meritevole. Ovviamente, tale affermazione va intesa in termini relativi, poiché esiste un’unica risorsa umana, la quale, oltre a coordinare gli adempimenti connessi al PSN, effettua saltuariamente alcune “consulenze” per altri uffici dell’amministrazione. Nel contempo, cerca di evadere le richieste provenienti dalla collettività locale, che riguardano soprattutto dati elementari[8].
In linea generale,
l’amministrazione non sembra completamente insensibile alla funzione
statistica, ma bisognerebbe accompagnare tale propensione ad atti concreti, tra
i quali la promozione di azioni volte ad aumentare il personale dell’Ufficio e
la predisposizione di azioni formative adeguate ai bisogni del personale (come
già evidenziato, anche il dirigente dell’Area ha evidenziato la limitatezza
delle risorse disponibili).
La principale
criticità riscontrata risiede nella dotazione organica, che sicuramente risulta
insufficiente per un comune di tali dimensioni: va sottolineato, come si desume
da apposita relazione del dirigente dell’Area, che nell’Ufficio statistica
dovevano essere inserite tre unità di personale: un istruttore direttivo, un
programmatore informatico e un terminalista. Tale ultima figura, invece, è
l’unica ad essere attualmente presente.
Sembra esistere,
inoltre, un gap tra l’inquadramento formale e quello di fatto, che non appare adeguato
alle funzioni effettivamente esercitate. Basti pensare che il responsabile,
entrato nell’amministrazione nel ’74, è ancora inquadrato nella categoria B3,
nonostante gestisca da solo l’Ufficio statistica fin dal momento della sua
istituzione nel 1990.
Va segnalato che,
anche da un punto di vista logistico, la situazione dei locali evidenzia
considerevoli problematiche.
Infine, con riferimento ad aspetti tecnici, il responsabile dell’Ufficio ha evidenziato che gli archivi anagrafici non sono impostati per una funzionalità statistica e talvolta l’estrazione delle famiglie campione da luogo a problematiche (nel concreto, dopo l’estrazione delle informazioni, si procede generalmente alla conversione su tabelle excel).